Selidba firme nije uvećana selidba stana — tu svaki sat zastoja košta. Računari moraju ponovo da rade, dokumentacija ne sme da se izgubi, a zaposleni treba da nastave posao bez većih prekida. Sve to je izvodljivo uz dobar plan i iskusan tim. U ovom vodiču prolazimo kroz korake kojima se kancelarija seli organizovano i bez zastoja u poslovanju.
Zašto je selidba firme drugačija od selidbe stana
Kod stana je cilj da stvari bezbedno stignu na novu adresu. Kod firme je cilj isti, ali uz dodatni uslov: poslovanje mora da se nastavi. To znači planiranje IT opreme, čuvanje poverljive dokumentacije, koordinaciju sa zaposlenima i precizan termin koji ne ruši radni dan. Zato selidba kancelarije počinje danima ranije, a ne na sam dan preseljenja.
Korak po korak: selidba kancelarije bez zastoja
Pet koraka koji selidbu firme drže pod kontrolom od prvog dana.
Koordinator i plan selidbe
Odredite jednu osobu koja vodi ceo proces i komunicira sa izvođačem. Napravite plan sa jasnim rokovima i zaduženjima: ko pakuje svoj sto, ko priprema zajedničke prostorije, kada se gasi oprema. Jedan koordinator znači da nema praznih hodova ni dvostrukih poslova.
Popis inventara i opreme
Popišite sve po prostorijama — nameštaj, tehniku, dokumentaciju i sitnu opremu. Odmah označite šta se seli, šta se otpisuje, a šta traži poseban tretman (serveri, sef, arhiva). Popis je i osnova za proveru da na staroj lokaciji ništa nije ostalo, a na novoj ništa ne nedostaje.
IT oprema i serveri — prioritet
Računari, serveri i mrežna oprema su najosetljiviji deo. Treba ih bezbedno isključiti, obeležiti kablove i priključke, pažljivo spakovati i na novoj lokaciji prve pustiti u rad. Dobra priprema IT dela je ono što odlučuje koliko brzo firma ponovo počinje da radi.
Termin: van radnog vremena ili vikendom
Glavni deo selidbe najbolje je obaviti uveče, vikendom ili u unapred dogovorenom prozoru van radnog vremena. Tako se utovar, transport i istovar dese dok firma ne radi, a zaposleni u ponedeljak zatiču opremljen prostor. Za ovakve termine pogledajte i selidbe vikendom.
Označavanje i raspored u novom prostoru
Svaka kutija i komad nameštaja treba da nose oznaku ciljne prostorije i, gde je moguće, konkretnog radnog mesta. Kada je raspored u novom prostoru isplaniran unapred, istovar je brz i usmeren — nema gomilanja kutija na hodniku ni lutanja gde šta ide.
Zaštita opreme i dokumentacije
Kancelarijski nameštaj, tehnika i poverljiva dokumentacija traže kvalitetan materijal i pažljivo rukovanje. Osetljiva oprema se obmotava i fiksira, a dokumentacija pakuje tako da ostane poređana i bezbedna. Glomazni stolovi, ormari i pregrade često se demontiraju i montiraju da bi prošli kroz vrata i bezbedno stigli do novog mesta.
Komunikacija sa zaposlenima
Zaposleni treba na vreme da znaju kada se firma seli, šta je njihovo zaduženje i kako da pripreme svoje radno mesto. Jasna poruka — kada da spakuju lične stvari, kada da ugase opremu, gde će sedeti na novoj lokaciji — sprečava zbrku i ubrzava ceo proces.
Kako mi organizujemo selidbu firme
Posle obilaska prostora ili detaljnog opisa pravimo plan selidbe sa terminom van radnog vremena, ekipom i opremom prilagođenom obimu. Vodimo računa o prioritetu IT opreme, zaštiti dokumentacije i rasporedu u novom prostoru, da firma stane što kraće. Detalje usluge pogledajte na strani selidbe firmi u Beogradu, a za ponudu i termin nas pozovite.